كيفية كتابة خطاب دعوة للزوار إلى النمسا.
إذا كنت من المقيمين في النمسا وتفكر في استقبال أحد أفراد عائلتك أو أصدقائك من خارج منطقة شنغن، فستحتاج إلى بعض الأوراق. ستحتاج على الأرجح إلى كتابة خطاب دعوة رسمي وجمع بعض المستندات الداعمة له.
الأمر ليس معقداً كما يبدو، ولكنك بالطبع ترغب في إنجازه على أكمل وجه، لذلك سنشرح لك في هذا المقال ما يجب أن تتضمنه رسالة الدعوة، وكيفية إعدادها، وبعض الأمور التي يجب مراعاتها لتجنب أي مفاجآت عند وصول ضيفك إلى الحدود.
تعتبر التفاصيل مهمة، ولكن بمجرد معرفة ما يجب تضمينه، يصبح الأمر سهلاً للغاية، عليك التأكد فقط من أن كل شيء منظم قبل أن يبدؤوا بحزم حقائبهم.
من يحتاج إلى خطاب دعوة لزيارة النمسا؟
لا يحتاج المواطنون القادمون من دول منطقة شنغن إلى تقديم أي مستندات إضافية عند دخول النمسا، لكن بالنسبة للزوار من خارج المنطقة، وخصوصاً من دول تتطلب تأشيرة مثل الهند، باكستان، نيجيريا، بوليفيا وغيرها، فتوجد حاجة لتقديم إثبات الإقامة، مثل خطاب دعوة من مضيف داخل النمسا، خاصة إذا كان الضيف سيقيم في منزلك وليس في فندق.
كما يُنصح حتى للزوار القادمين من دول معفاة من التأشيرة (مثل الولايات المتحدة، كندا، أستراليا، والمملكة المتحدة) أن يصطحبوا معهم مستندات تدعم سبب الإقامة ومدتها – ومنها خطاب الدعوة – لتفادي أي تأخير أو استجواب إضافي عند نقاط التفتيش الحدودية.
ما هو خطاب الدعوة؟ ولماذا هو مهم؟
خطاب الدعوة هو مستند غير رسمي يقوم بكتابته شخص مقيم في النمسا لدعوة زائر من خارج منطقة شنغن.
ويُستخدم هذا الخطاب كدليل على مكان إقامة الضيف خلال زيارته.
وعلى الرغم من أنه ليس مطلباً إلزامياً لجميع المسافرين، إلا أنه يُعتبر وثيقة مهمة يمكن أن تساعد في تسريع إجراءات التأشيرة، وتقلل من احتمالية رفض دخول الزائر عند الحدود، كما تثبت للسلطات أن الزائر لديه مكان إقامة مضمون أثناء فترة الزيارة.
متى وأين يجب تقديم خطاب الدعوة؟
يتم عادةً تقديم خطاب الدعوة ضمن طلب الحصول على تأشيرة شنغن في القنصلية أو السفارة النمساوية في بلد الزائر.
أما إذا كان الزائر من دولة لا تحتاج إلى تأشيرة، فيمكنه الاحتفاظ بالخطاب ضمن أوراق السفر وإظهاره عند الحاجة خلال التفتيش الحدودي.
ما الذي يجب أن يتضمنه خطاب الدعوة؟
لا يوجد نموذج رسمي من الاتحاد الأوروبي لخطاب الدعوة، لكن من المهم أن يحتوي الخطاب على المعلومات التالية:
- الاسم الكامل للمضيف.
- عنوان السكن في النمسا.
- رقم الهاتف والبريد الإلكتروني.
- علاقة المضيف بالزائر (أب، أم، صديق…).
- اسم الزائر ورقم جواز سفره.
- سبب الدعوة (زيارة عائلية، سياحة…).
- مدة الزيارة وتواريخ الدخول والخروج المتوقعة.
- تفاصيل الإقامة (مثل السكن في منزل المضيف).
- من يتحمل التكاليف المالية (الزائر أو المضيف).
- توقيع المضيف وتاريخ كتابة الرسالة.
يفضل أن تكون الرسالة مكتوبة باللغة الألمانية أو الإنجليزية، وأن ترفق معها نسخ من وثائق المضيف مثل:
- شهادة تسجيل السكن (Meldezettel)
- نسخة من جواز السفر أو بطاقة الإقامة في النمسا
نموذج خطاب دعوة إلى النمسا (نموذج احترافي)
التاريخ والمكان
رد: خطاب دعوة للسيد/السيدة [اسم الزائر]رقم جواز السفر: [XXX]
عزيزي/عزيزتي السيد/السيدة [الاسم]،
أنا، [اسمك الكامل]، مقيم في [عنوانك في النمسا]، وأحمل الجنسية [جنسيتك]، أكتب هذه الرسالة لدعوة [اسم الزائر]، [علاقتك به]، لزيارتي في النمسا خلال الفترة من [تاريخ البداية] إلى [تاريخ النهاية].
سيقيم الضيف في منزلي طوال فترة الإقامة، الواقعة في [العنوان الكامل]. وستُموّل الرحلة من خلال [وسائلهم الخاصة / أنا كمضيف سأتحمل التكاليف]. الغرض من الزيارة هو [زيارة عائلية / سياحية / غير ذلك].
أنا أؤكد على استعدادي لتحمل المسؤولية خلال فترة الإقامة، ويمكن التواصل معي لأي استفسار عبر:
رقم الهاتف: [رقمك]
البريد الإلكتروني: [بريدك الإلكتروني]
مع خالص التحية،
[توقيعك][اسمك الكامل][رقم جواز السفر أو رقم الإقامة] 
مستندات إضافية يُفضل إرفاقها مع الخطاب
لزيادة قوة ملف الدعوة، يُنصح بإرفاق المستندات التالية مع الخطاب:
- نسخة من تذكرة الطيران أو الحجز المبدئي
- إثبات التأمين الصحي للسفر
- إثباتات دخل المضيف (إذا كان سيتكفل بالتكاليف)
- مستندات توضح العلاقة بين الطرفين (إن وجدت)
أسئلة شائعة حول خطاب الدعوة إلى النمسا
هل يمكن رفض الدخول رغم وجود تأشيرة أو خطاب دعوة؟
نعم، القرار النهائي بيد ضابط الحدود. لذا، من الضروري حمل جميع الوثائق الداعمة.
هل يُطلب الخطاب دائماً على الحدود؟
ليس دائماً، خصوصاً لمواطني الدول المعفاة من التأشيرة، لكن حمله يساهم في تسهيل الإجراءات.
هل يمكن إرسال خطاب الدعوة إلكترونياً؟
نعم، يمكن إرساله عبر البريد الإلكتروني أو الفاكس، لكن يُفضل الطباعة والتوقيع اليدوي.
إذا فكر أحد معارفك في القدوم إلى النمسا، وخاصةً إذا كان بحاجة إلى تأشيرة، فإن إعداد خطاب دعوة جيد قد يكون مفيداً جداً. ستحتاج إلى كتابة جميع التفاصيل بدقة – الأسماء والتواريخ وما إلى ذلك، ولا تنسَ إرفاق أي مستندات إضافية قد يحتاجونها، وبالطبع إرسالها في الوقت المحدد مهم أيضاً، فمع أنها من الأمور التي تبدو بسيطة، لكنها قد تُسهّل عليهم العملية برمتها.
